Covid-19 : les ordonnances relatives aux assemblées, aux organes dirigeants et aux comptes ont été publiées
Dans le contexte de l’épidémie de Covid-19 et des mesures prises pour limiter sa propagation, le gouvernement a été habilité par la loi n° 2020-290 du 23 mars 2020 à adapter, par voie d’ordonnance, les règles de réunion et de délibération des assemblées et organes dirigeants des entités de droit privé, ainsi que le calendrier de présentation et d’approbation de leur documentation comptable et financière.
Ces ordonnances n° 2020-321 et n° 2020‑318 ont été publiées le 26 mars 2020 au Journal Officiel.
Entités concernées
Le texte vise « les personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé ».
NB : L’article 1er dresse une liste non exhaustive des entités concernées incluant notamment les sociétés civiles et commerciales, les masses de porteurs de valeurs mobilières ou de titres financiers, les GIE, les coopératives, les mutuelles, les sociétés d’assurance, ou encore les fonds de dotation, les associations et les fondations.
Facilitation de la convocation des actionnaires dans les sociétés cotées (art 2)
Le défaut de convocation d’un actionnaire par voie postale ne peut causer la nullité de l’assemblée générale d’une société cotée, dès lors que cette irrégularité résulte « de circonstances extérieures à la société » (notamment le confinement en vigueur).
Dématérialisation des obligations de communication et d’information préalable (art 3)
Toute demande de communication de document ou d’information préalable à un membre d’assemblée d’une entité concernée peut valablement être satisfaite par courriel, « sous réserve que le membre indique dans sa demande l’adresse électronique à laquelle elle peut être faite ».
Réunions des assemblées « à huis clos »
Les assemblées des entités concernées peuvent exceptionnellement se tenir « sans que les membres et les autres personnes ayant le droit d’y assister – tels que les commissaires aux comptes ou les représentants des IRP – ne soient présents physiquement ou par conférence téléphonique ou audiovisuelle ».
Deux formes de « huis clos » sont envisagées :
a) la tenue d’une assemblée hors la présence physique et dématérialisée des membres, b) une réunion hors la présence physique des membres mais avec une participation dématérialisée.
Le recours à ce dispositif n’est possible qu’à condition que l’assemblée soit convoquée :
« en un lieu affecté à la date de la convocation ou à celle de la réunion par une mesure administrative limitant ou interdisant les rassemblements collectifs pour des motifs sanitaires ».
Prise en compte de la participation par conférence téléphonique ou audiovisuelle (art 5)
Le recours à la visioconférence et aux moyens de télécommunication est étendu à toutes les assemblées, nonobstant toute clause statutaire ou de contrat d’émission contraire. L’organe convoquant l’assemblée peut décider d’inclure dans le calcul du quorum et de la majorité, quel que soit l’objet de la résolution votée, les membres participant par ces moyens dématérialisés, à la condition que le système utilisé garantisse l’identification des participants. L’ordonnance précise que « les moyens techniques mis en œuvre transmettent au moins la voix des participants et satisfont à des caractéristiques techniques permettant la retransmission continue et simultanée des délibérations ».
Possibilité de modifier le mode de participation à l’assemblée
Afin de permettre aux entités concernées qui auraient engagé leurs formalités avant la date d’entrée en vigueur de l’ordonnance de bénéficier des dispositifs susmentionnés, le mode de participation envisagé peut être modifié, dès lors que les membres de l’assemblée en sont informés « par tous moyens permettant d’assurer leur information effective trois jours ouvrés au moins avant la date de l’assemblée ».
Dématérialisation des réunions des organes dirigeants
Nonobstant toute clause statutaire ou de règlement intérieur contraire, les réunions des organes dirigeants des entités concernées peuvent se tenir de manière dématérialisée, dans les conditions susmentionnées prévues pour les assemblées. Le recours au mode de participation par voie de consultation écrite est également étendu à toutes les réunions de ces organes.
Durée d’application
L’ordonnance est applicable rétroactivement aux assemblées et aux réunions des organes dirigeants tenues « à compter du 12 mars 2020, et jusqu’au 31 juillet 2020, sauf prorogation de ce délai jusqu’à une date fixée par décret et au plus tard le 30 novembre 2020 ».
